電子印鑑のメリット・デメリットについて | 業務効率化・インク代などの節約になる

「働き方改革」や「デジタルファースト法」が推進されている昨今、リモートワークで承認決裁ができる電子印鑑が、注目を集めています。

本記事は、電子印鑑とはどのようなものなのか？メリット・デメリットなどについて解説します。

Contents

電子印鑑とは

最近は、文書の電子化が進み書類作成にはパソコンが必要不可欠になってきています。

しかし、いくら文書の電子が進んだとはいえ、パソコンで作った書類をわざわざ印刷して捺印する事が多いです。

そのため、紙を印刷をしないで、パソコン上で書類に捺印ができるシステムが開発されました。それが電子印鑑です。

電子印鑑は消耗品ではないので、無駄なインクを使う必要もありませんし、更に鮮明な画像の捺印が可能な電子印鑑は、捺印が薄い、汚いといった捺印のミスも防げます。

電子印鑑を使えば、一回一回朱肉をつけて紙に捺印をするという時間的なコストと紙に印刷する必要もないので時間と紙のダブルでコスト削減できます。

電子印鑑は「パソコンを使っているのに、承認印を押すためにわざわざ文書を印刷する」という、無駄をなくすために開発された製品です。

捺印業務の効率化ができる
場所や時間にとらわれることなく、書類を決裁できる
紙代やインク代の節約

業務の効率性が、アップするという点が大きなメリットです。

紙書類を印刷する手間や、朱肉を準備する手間、印鑑を押し間違えたときにもう一度印刷し直す手間などが不要となり、業務がスムーズに進行します。

また、電子印鑑であれば外出先からも確認ができ、承認をもらいたい人が不在にしているときでも、対応できず手続きが滞ってしまうといった心配もありません。

また、プリンターを持っていない方は、コンビニやネットカフェに行って印刷する手間がなくなるので、電子印鑑はとても便利です。

セキュリティに考慮する必要がある

単純な印影の画像データであれば、無料のツールでも作成することができます。Excelなどでも簡単に作成可能です。

しかし、単に印影を画像化したデータでは、本当に当事者が捺印したのかを証明することができません。

なりすましや不正利用が心配されます。企業として電子印鑑を導入するのであれば、印影に使用者の情報を持たせられる、セキュリティ対策のしっかりとした電子印鑑サービスを選択しましょう。

セキュリティ対策で選ぶのであれば、ＧＭＯクラウド株式会社の「GMO電子印鑑Agree」がおすすめです。

捺印された電子印鑑がたしかに本人であることの証明や、悪用防止対策も施されています。

スマホやパソコン・タブレットの普及、電子文書の活用促進の流れを受け、今後ますます電子印鑑が使えるシーンは増えていくと思われます。

電子印鑑をまだお持ちでない方は、ぜひ用意してみてはいかがでしょうか。ビジネスシーンでもプライベートシーンでも、ひとつ持っておくと非常に便利に使えます。