「バックオフィスってなんだとう？」
「聞いたことあるけど、どういう意味なんだろう？」
と思っている方はいると思います。
バックオフィスとは、「顧客に直接に対峙する機会が特にない部門」のことです。
そしてバックオフィスの業務を効率化すれば、会社全体の効率をあげることができます。
本記事では、
✔ バックオフィスの概要、例
✔ バックオフィスの重要性
✔ バックオフィスの効率をあげるメリット、方法
を、お伝えします。
具体的な方法は細かく言えば色々ありますが、概要をつかむだけならば簡単です。
まずは本記事で、バックオフィスをざっくりでいいので理解しましょう。
Contents
バックオフィスとは「顧客に直接に対峙する機会が特にない部門」
バックオフィス(back-office)とは「顧客に直接に対峙する機会が特にない部門」です。
言いかえれば顧客と間接的に関わる部門であるため、間接部門とも呼ばれることも。
業務内容としては、後述するフロントオフィスの支援や、会社全体の管理に関わるものが中心です。
バックオフィスの対義語はフロントオフィス
コールセンターの受信業務など、顧客と直に接する部門
バックオフィスの対義語としては、「フロントオフィス(front-office)」が挙げられます。こちらは逆に、顧客と直接に対峙する部門を指します。
ホテルの受付のことを「フロント」と言いますよ。この「フロント」も、フロントオフィスから来ています。
具体的には、営業やクレーム対応などがフロントオフィスの例として挙げられます。
バックオフィスに含まれる職種の例
ここでは、バックオフィスに含まれる職種として、
✔ 人事
✔ 経理
✔ 法務
✔ 一般事務
✔ 総務
を紹介します。
人事
採用など、経営資源としての「ヒト」にまつわる業務を行う部門
人事は、「採用など、経営資源としての「ヒト」にまつわる業務を行う部門」です。
具体的な仕事内容としては、
✔ 新しく入社する人を選ぶ
✔ 社員の配属先などを決める
などが挙げられます。
経理
お金の動きを管理、記録する部門
経理は、「企業のお金の動きを管理、記録する部門」です。会社のキャッシュフローを把握するためには欠かせない部門ですね。
具体的には、伝票作成や帳簿の処理を担当します。
法務
法律関係の業務を扱う部門
法務はその名の通り、「法律関係を扱う部門」のことです。
契約、取引における条文の確認などが通常の業務で、裁判などに問われた場合にはその対応にも当たります。
一般事務
幅広い業務を扱う部門
一般事務は幅広い業務を扱う部門です。そのため一概に「こんな部門」と定義するのは簡単ではありません。
一般事務の仕事内容としては、
✔ 社内外からの電話やメールの応対
✔ 書類のファイリング、管理
✔ データ入力
などが挙げられます。
総務
他の部署が扱わない業務を扱う部門
総務は、他の部署が扱わない業務を扱う部門です。したがってその業務内容は、バックオフィスの中でも多岐に渡ります。
例えば従業員の健康管理や株主総会の運営は、総務の仕事の一部に過ぎません。
バックオフィスの重要性
目立たないが、ミスの許されない部門
バックオフィスの仕事は目立つものではありません。しかしミスの許されない、重要な部門です。というのもバックオフィスの業務は会社全体の管理に関わるものだからです。
例えば経理が修正前後の領収書をどちらも帳簿に入力してしまった、としましょう。当然帳簿が合わなくなり、収支の正確な管理ができなくなりますよね。
このようにバックオフィスの仕事は、成果はわかりにくいけれども重要な仕事なのです。
続いては、このようなバックオフィスの仕事を効率化させるメリットをご紹介します。
バックオフィスを効率化させるメリット
バックオフィスを効率化させるメリットとしては、以下の2つが挙げられます。
✔ 人件費を削減できる
✔ バックオフィスの社員が、別の業務に集中できる
以下、それぞれを解説します。
人件費を削減できる
まず1つ目のメリットは、人件費の削減です。
作業量が減れば、その部門に当てる人員も少なくてすみます。
例えば給与計算を外注すれば、今まで給与計算に当てていた人員を減らすことができます。
ただし作業量が減ればすぐに人員を減らしても問題ない、というわけではありません。作業量が減ったとしても、それは社員を一人減らしても十分なほどなのか、を検証しておくのがおすすめです。
バックオフィスの社員が、別の業務に集中できる
2つ目のメリットは、今までの作業にかける時間が減った分、他の業務に集中できる、という点。
その「別の業務」については、次で紹介します。
効率化によってバックオフィスができる業務
データを分析し改善案を出す
効率化によってバックオフィスができる業務とは、データを分析し改善案を出すことです。
バックオフィスには会社のデータが集まってきます。それらのデータはいわば宝の山。分析することで会社の問題点を洗い出し、改善案を出せるのです。
例として、経理が出せそうな改善案を挙げてみましょう。経理は前述の通り、お金を管理する部門です。
したがって経理には、会社のお金に関するデータが集まってきます。
そのデータを見れば、どこにまつわる出費を減らせそうか、検討できますよね。
例えば現金支払いを銀行振り込みなどに切り替えることで、現金に関わる伝票作成といった業務を減らし、効率と利益をあげることができるでしょう。
バックオフィスの効率をあげれば、このように会社全体に関わる改善案を出せるのです。
バックオフィス業務を効率化させる方法
ここではバックオフィス業務を効率化させる方法として、以下の3つをご紹介します。
✔ 外注化などの、バックオフィスサービスを利用する
✔ 使うツールを変える
✔ 専門家に相談する
外注化などの、バックオフィスサービスを利用する
1つ目の方法は、外注化などのバックオフィスサービスを利用すること。
前述の通り作業を外部に頼めば、社内の人間が今までの業務にかけていた時間は減ります。
外注化の例としては、NOCアウトソーシングサービス＆コンサルティング株式会社などの代行サービスが挙げられます。
使うツールを変える
2つ目の方法は、使っているツールを変える方法。例えば同じ人が大阪から東京に行くにしても、高速バスではなく新幹線を使うだけで大幅に効率をあげることができます。それと同じです。
それと同じように、ツールを変えるだけで効率化を実現できる場合があります。
使っているツールを変える例としては、給与計算を表計算ソフトから「人事労務freee」などその業務専用のソフトウェアへ変える方法が挙げられます。
専門家に相談する
効率を上げる最後の方法は、専門家に相談すること。専門家に相談すれば、社内だけで悩む時間を減らすことができます。
加えて自分たちでは「これ以上効率化できない」と思っていた作業も効率化できるかもしれません。
例えば税理士に相談すれば、税に関する悩みを短時間で解決できるように、専門家から知識を借りる意識を持つのがおすすめです。
さいごに：バックオフィスを効率化して、社内全体の改善を
この記事では、まず以下の内容をご紹介しました。
✔ バックオフィスとは、顧客に直接に対峙する機会が特にない、経理などの部門
✔ バックオフィスは目立たないが、会社全体に関わる重要な部門
✔ バックオフィスの業務を効率化は、会社全体を改善させることに繋がる
そして、バックオフィスの業務を効率化させる方法として、以下の3つをご紹介しました。
✔ 外注化などの、バックオフィスサービスを利用する
✔ 使うツールを変える
✔ 専門家に相談する
バックオフィスの業務を効率化させることは、会社全体の改善に繋がります。まずは前述の効率化させる方法の実施を、それぞれ検討してみましょう。
